Introduktion

Senators grundtanke är att erbjuda föreningar möjligheten att upprätthålla och administrera sina funktioner via Internet. Detta ger föreningarnas medlemmar en bättre möjlighet till interaktivitet med sin förening och andra föreningsmedlemmar.

Dessutom underlättas funktionärernas arbete då föreningens medlemsregister och protokoll också finns tillgängliga över Internet. Inte så att de är tillgängliga för allmänheten, utan skyddade av användarnamn och lösenord.

Medlemsregister

Grunden i all föreningsverksamhet är naturligtvis medlemmarna. I dag har många föreningar sina medlemsregister på papper, i en lokal databas eller på ett Excel-ark. Det här leder ofta till problem då funktionärerna byts och medlemsregistret skall föras över till en ny person att handha.

Senator försöker lösa det här problemet genom att erbjuda ett centralt medlemsregister vilket alltid finns tillgängligt och som är lätt att administrera. När föreningen får en ny sekreterare är det bara att förse henne/honom med ett inloggningsnamn och lösen till Senator så kan verksamheten fortsätta utan avbrott och problem.

Medelemsregistret stöder bl.a följande funktioner:

• Sätta in nya medlemmar
• Editera medlemmarnas adress- och andra uppgifter
• Lista alla medlemmar
• Söka efter medlemmar enligt ex. namn, adress, ålder, vilka sektioner de tillhör osv.
• Skicka e-post till utvalda medlemmar
• Exportera till Excel
• Skriva ut bankgiron för medlems- och andra avgifter
• Skriva ut adressetiketter

Du skapar själv olika medlemstyper och bestämmer vilken medlemsavgift som gäller för den typen. När du sedan kopplar medlemmen till rätt typ får han/hon automatiskt rätt bankgiro för medlemsavgiften.

Anslagstavla

Vi vill också erbjuda föreningarna en säker miljö för t.ex. sin Anslagstavla. Genom att den finns skyddad på föreningens egna sidor och används enbart av föreningens egna medlemmar är den mindre utsatt för allmänna kommentarer som inte hör hemma på en anslagstavla eller i en gästbok.

Man kan också skriva inlägg på anslagstavlan vilka blir tillgängliga för allmänheten.

Medlemsavgifter

Föreningens ekonomiansvariga kan på ett enkelt sätt skriva ut bankgiron för medlemsavgifter via vårt system. Dessutom kan man vid behov rikta sig till en vald del av medlemskåren och till denna skriva ut bankgiron för speciella avgifter och händelser vilka inte berör hela medlemskåren.

Systemet håller reda på vilka medlemmar som betalt avgiften i år och du kan skapa bankgiron att skriva ut eller mejla åt medlemmarna.

Andra avgifter

Man kan också skapa bankgiron för andra avgifter än medlemsavgifter via Senator. Ex avgifter för resor, läger, dräkter eller annat som man behöver kunna skriva ut åt sina medlemmar.

Möteskallelser och protokoll

Sekreterare och ordförande kan enkelt kalla till möten genom att i vår web-mail skapa kontaktlistor över de medlemmar som tillhör t.ex. styrelsen och med ett enda mail nå samtliga dessa. Man kan naturligtvis enkelt bifoga bilagor till mailet.

Möteskallelser kan enkelt skapas och antingen skrivas ut eller e-postas till medlemmarna.

Ett mötesprotokoll kan sedan skapas antingen från början eller också med en sparad kallelse som grund. På så sätt är det enkelt att på ett snyggt och effektivt sätt hålla ordning på förenings alla protokoll.

Alla kallelser och protokoll sparas på servern och finns tillgängliga för senare sökning och utskrift.

Evenemangskalender

Alla aktiva föreningar har behov att kunna göra upp en evenemangskalender. Här kan man boka in de händelser och aktiviter föreningen organiserar för sina medlemmar och allmänheten.

Evenemangen kan antingen vara sådana att endast föreningens medlemmar ser dem eller också sådana att de visas för alla besökare på Senator.

Det finns också möjlighet att från er egen hemsida skapa en länk direkt till den publika delen av er kalender.

Presentera din förening

Du kan välja att presentera er förening med så mycket eller lite information som du själv vill. Följande uppgifter kan visas för allmänheten:

• Namn
• Verksamhetsort
• Antal medlemmar
• Kontaktpersonens namn och e-post
• När föreningen är grundad
• Egen information som du skriver själv
• Länk till föreningens hemsida
• Verksamhetsområden
• Grupper, sektioner, kommitéer och utskott och deras kontakpersoner

Bokföring

Alla registrerade föreningar i Finland är skyldiga att upprätthålla en bokföring. Detta åstadkommer lätt problem då alla inte har råd eller möjlighet att hålla sig med egna bokföringsprogram.

På Senator har föreningen möjlighet att sköta sin bokföring enligt de bestämmelser och stadgar som gäller.

Via bokföringsmodulen kan man använda följande funktioner:

• Kontoplan
• Huvudbok
• Balansräkning
• Resultat

Fotoalbum

Du kan ladda upp föreningens fotografier till Senator och presentera dem för allmänheten eller enbart för föreningens medlemmar.
Fotona kan förses med information om plats, tidpunkt, fotograf osv.
Om du vill kan du låta besökarna lämna kommentarer.
Du kan ladda upp bilder direkt från kameran då systemet komprimerar dem till ett format och en storlek som är lämplig för visning över nätet.

Diskussionsforum

Du får avgiftsfritt skapa upp till tre diskussionsforum för er förening. Forumen kan vara öppna för alla eller endast för av er inbjudna deltagare.

SMS-portal

Alla föreningar kan köpa krediter med vilka de kan skicka förmånliga SMS åt sina medlemmar.

WebSenator SharePoint

Med Websenators SharePoint tjänst kan förening enkelt bjuda ut sina resurser till medlemmmar eller till allmänheten. Det kan vara bryggor till uthyrning, skidor, bilar eller kanske prenumerationer.

Villkor för användande

Senator i grundutförande kommer alltid att vara gratis.

Vill man ha de tilläggstjänster som vi erbjuder eller har en förening med så många medlemmar att grundpaketet inte räcker kan man beställa ett tilläggspaket. De olika paketen och deras priser finns beskrivna i prislistan.

Alla föreningar börjar med grundpaketet. På så sätt kan du kostnadsfritt bekanta dig med Senator och se om det uppfyller era krav och behov. Vill du sedan uppgradera till ett högre paket går det enkelt via en funktion inne i Senator.
OBS! Vi har nu ett öppningserbjudande vilket innebär att alla nyregistrerade föreningar avgiftsfritt får prova på Guld-paketet under fyra månader. Det här erbjudandet träder automatiskt i kraft för nya föreningar.

Alla priser är för ett år. Efter den tiden faller föreningen automatiskt ner till Grundnivå igen om man inte förnyar betalningen.

Alla uppgifter om medlemmar, protokoll, evenemang mm bevaras i ett sånt fall och aktiveras igen då man förnyar beställningen.

Uppsägande av Senatorkonto

Vill du avsluta din förenings konto hos Senator går du till väga enligt följande:

• Skicka ett e-post via Respons och hjälp länken och berätta vilken förening det gäller och att du vill säga upp ert konto.
• Meddela telefonnummer där vi kan nå dig.
• Vi ringer upp och begär bekräftelse.
• I vissa fall kan vi kräva att få kopia av styrelsebeslut där uppsägningen bekräftas
• Det kostar inget att säga upp kontraktet

Adressuppgifter

Web Senator rf.
c/o Gunvor Häggman
Ahlströmsgatan 30
68600 Jakobstad
Tel: 045-1102 963
e-post: info@websenator.org

Vi hoppas på detta sätt kunna bidra till att föreningsandan lever kvar. Den fyller en en viktig funktion och ger många medlemmar världen över en meningsfylld och skapande fritid.